도심 임직원 포털 개인정보 처리방침

(주)도심엔지니어링종합건축사사무소(이하 「회사」)는 임직원 전용 내부 시스템인 「도심 임직원 포털」(https://do-sim.ai.kr, 이하 「포털」)을 운영하면서 정보주체의 자유와 권리 보호를 위해 「개인정보 보호법」 및 관계 법령이 정한 바를 준수하여, 적법하게 개인정보를 처리하고 안전하게 관리하고 있습니다. 이에 「개인정보 보호법」 제30조에 따라 정보주체에게 개인정보의 처리와 보호에 관한 절차 및 기준을 안내하고, 이와 관련한 고충을 신속하고 원활하게 처리할 수 있도록 하기 위하여 다음과 같이 개인정보 처리방침을 수립·공개합니다.

이 처리방침은 포털에서 처리하는 개인정보에 적용됩니다. 포털의 정보주체는 ① 포털을 쓰는 임직원, ② 업무 자료 속에 이름이 나오는 외부인(거래처·발주처 담당자, 외부 기술자·프리랜서, 심의위원), ③ 포털 서버에 대한 공격으로 탐지된 접속자와 공격 IP 명단에 오른 IP 주소의 사용자입니다.

회사는 다음의 목적을 위하여 개인정보를 처리합니다. 처리하고 있는 개인정보는 다음의 목적 외의 용도로는 이용되지 않으며, 이용 목적이 변경되는 경우에는 「개인정보 보호법」 제18조에 따라 별도의 동의를 받는 등 필요한 조치를 이행할 예정입니다.

1. 포털 계정 관리 — 가입 신청 확인·승인, 로그인 본인 확인(비밀번호와 이중인증), 권한 부여·회수, 비밀번호 재설정, 가입·재설정 안내 메일 발송을 위하여 처리합니다.
2. 인사·조직 관리(「인사관리」, 「전사 조직도」) — 재직·발령·부서·직급·직책 관리, 조직도 표시, 결재선 구성, 월 급여 기록과 4대보험 판정, 비상시 연락을 위한 현장 비상연락망 제공을 위하여 처리합니다.
3. 근태·휴가 관리(「근태」, 「휴가 신청 및 현황」) — 출퇴근 기록, 휴가 신청·결재, 연차 발생·사용·잔여 계산을 위하여 처리합니다.
4. 결재·소통(「내부결재」, 「전자결재함」, 「메시지 및 알림」, 「공지사항」) — 문서 기안·결재·취합, 결재 완료 문서의 메일 발송, 사내 메시지·알림 전달, 공지 게시를 위하여 처리합니다.
5. 경비·차량(「지출결의 신청」, 「차량배치 신청 및 현황」) — 지출결의 작성·결재와 영수증 증빙 보관, 업무 차량 배정·반납 관리를 위하여 처리합니다.
6. 사업·현장 관리(「계약현황」, 「수금 현황」, 「현장별 실행/집행」, 「전체 프로젝트 현황」, 「기술자 현황 및 현장 투입현황」, 「기술자 경력관리」) — 계약서 관리, 현장 인력 배치, 실행예산·인건비 집행 관리, 설계 프로젝트 인력 투입 관리, 기술자 경력·등급 관리를 위하여 처리합니다.
7. 입찰 준비(「입찰공고」, 「공고문 분석」, 「회사 실적」, 「심의위원 LIST」) — 입찰 공고 수집, 공고문 요구 인력 분석과 기술자 후보 대조, 회사 용역 실적 관리, 심의위원 명단 관리를 위하여 처리합니다.
8. AI 기능 제공(「계약현황」·「지출결의 신청」·「공고문 분석」·「회사 실적」의 파일 읽기, 「도심봇」 답변) — 사용자가 올린 파일의 내용을 읽어 입력칸을 채우고, 사내 도우미 「도심봇」이 질문에 답하도록 하기 위하여 처리합니다.
9. 보안·기록 — 무단 접근 방지, 이중인증, 포털 서버에 대한 침입 탐지·차단, 변경 기록 보관, AI 사용량 관리, 서비스 장애 대비 백업을 위하여 처리합니다.

회사는 다음과 같은 법적 근거로 정보주체의 개인정보를 처리합니다. 처리하는 개인정보는 위 목적에 필요한 최소한의 범위입니다. 회사는 주민등록번호를 포털의 어떤 칸에도 저장하지 않으며 생년월일만 저장합니다.

가. 정보주체의 동의를 받지 않고 처리하는 개인정보 항목 — 임직원

• 법적 근거: 「개인정보 보호법」 제15조제1항제4호(계약 체결·이행) — 근로계약의 이행. 고용관계에서는 직원이 자유로운 의사로 동의 여부를 고르기 어려워 동의가 아닌 이 근거로 처리합니다(개인정보보호위원회 「개인정보 처리 통합 안내서」 118쪽 취지). 생년월일·월 급여·4대보험 보험료도 급여 지급과 4대보험 처리를 위한 근로계약 이행에 포함합니다.

나. 정보주체의 동의를 받지 않고 처리하는 개인정보 항목 — 업무 자료 속 외부인

• 법적 근거: 외부 기술자·프리랜서는 회사와 직접 맺은 계약의 이행(「개인정보 보호법」 제15조제1항제4호), 거래처·발주처 담당자와 심의위원은 회사의 계약·입찰 업무를 위한 정당한 이익(같은 항 제6호)

다. 정보주체의 동의를 받아 처리하는 개인정보 항목

• 법적 근거: 「개인정보 보호법」 제15조제1항제1호(정보주체의 동의)

• 퇴직자 경력 정보 — 항목: 이름, 입사일, 퇴직일, 부서, 직급, 담당 업무, 기술자 경력·기술 등급·현장 배치 기록 / 목적: 퇴직 후 경력증명서 발급 / 동의 시점: 퇴직할 때 / 동의하지 않아도 퇴직 처리에는 영향이 없으며, 이 경우 해당 정보는 3절의 법정 기간(퇴직 후 3년)이 지나면 파기합니다.

라. 정보주체의 동의를 받지 않고 처리하는 개인정보 항목 — 포털 서버에 대한 공격으로 탐지된 접속자와 공격 IP 명단에 오른 IP 주소

• 법적 근거: 「개인정보 보호법」 제15조제1항제6호(개인정보처리자의 정당한 이익) — 포털 서버와 그 안의 개인정보를 불법 접근으로부터 보호하기 위하여 처리합니다.

• 침입 탐지·차단(CrowdSec) — 항목: 공격으로 탐지된 접속 IP 주소와 대략적인 위치(국가·통신망), 탐지 규칙 이름, 탐지 일시, 탐지된 로그 줄에서 뽑은 정보(SSH 접속 시도 계정 이름, 요청 주소·응답 코드·브라우저 정보 등), 차단 기간 / 포털 서버의 접속 기록에서 같은 IP의 반복 로그인 실패·취약점 탐색 등을 자동으로 탐지할 때 생성됩니다.

• 공격 IP 명단(CrowdSec SAS에서 받음) — 항목: IP 주소, 차단 사유(탐지 규칙 이름), 차단 기간 / 포털 서버로의 접속을 미리 차단하기 위하여 받습니다.

① 회사는 법령에 따른 개인정보 보유·이용 기간 또는 계약의 체결·이행에 필요한 기간 내에서 개인정보를 처리·보유합니다.

② 각각의 개인정보 처리 및 보유 기간은 다음과 같습니다.

③ 다만, 다음의 사유에 해당하는 경우에는 해당 사유 종료 시까지 보관합니다.

1. 관계 법령 위반에 따른 수사·조사가 진행 중인 경우에는 해당 수사·조사 종료 시까지

① 회사는 개인정보 보유 기간의 경과, 처리 목적 달성으로 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 해당 개인정보를 파기합니다.

② 보유 기간이 지났거나 처리 목적이 달성되었음에도 다른 법령에 따라 개인정보를 계속 보존하여야 하는 경우에는 해당 개인정보를 별도로 분리하여 보존합니다. 다른 법령에 따라 보존하는 개인정보의 항목, 보존 근거, 보존 기간은 3. 개인정보의 처리 및 보유 기간에서 확인할 수 있습니다.

③ 개인정보 파기의 절차 및 방법은 다음과 같습니다.

1. 파기 절차 — 회사는 파기 사유가 발생한 개인정보를 선정하고, 개인정보 보호책임자의 승인을 받아 개인정보를 파기합니다.
2. 파기 방법 — 전자적 파일 형태로 기록·저장된 개인정보는 기록을 재생할 수 없도록 파기하며, 종이 문서에 기록·저장된 개인정보는 분쇄기로 분쇄하거나 소각하여 파기합니다.

포털은 매월 1일 보유 기간이 지난 자료를 찾아 건수를 확인하고, 개인정보 보호책임자의 승인을 받아 파기합니다. 파기 직전에는 데이터베이스를 백업합니다. 포털이 자동으로 찾지 못하는 결재 · 휴가 · 지출결의 · 영수증 · 인건비 · 보수 자료는 담당 부서가 보유 기간을 확인하여 같은 절차로 파기합니다. 패스키·침입 탐지 기록·포털 안내 메일 사본처럼 프로그램이 자동으로 지우는 자료는 3절에서 정한 시점에 지웁니다.

① 회사는 포털에서 처리하는 개인정보를 제3자에게 제공하지 않습니다. 포털 서버에 대한 공격으로 탐지된 접속 정보는 예외로 하여 아래 ③과 같이 제공합니다.

② 다만, 법률에 특별한 규정이 있거나 법령상 의무를 준수하기 위하여 불가피한 경우(「개인정보 보호법」 제17조제1항제2호, 제18조제2항제2호)에는 그 범위에서 관계 기관에 제공할 수 있습니다.

③ 회사는 침입 차단 정보를 공유하기 위하여 다음과 같이 개인정보를 제3자에게 제공합니다. 제공받는 자가 국외에 있으므로 7절에서도 안내합니다.

• 제공받는 자: CrowdSec SAS(프랑스)
• 제공받는 자의 이용 목적: 침입 차단 정보 공유 — 이용자들이 보낸 공격 기록으로 IP 주소의 평판을 자동으로 산정하여 공격 IP 명단을 만들어 이용자들에게 배포하고, 공격 사후 분석, 학습 엔진 훈련, 공격 경향 분석에 쓰며, 회원·협력사에 전달할 수 있습니다. 회사는 이 명단을 받아 포털 서버로의 접속을 미리 차단합니다.
• 제공 항목: 공격으로 탐지된 접속 IP 주소(대략적인 위치 포함), 탐지 규칙 이름, 탐지 일시, 포털 서버 식별값, 포털 서버에서 켜 둔 탐지 규칙 목록. 로그 원문, 공격자가 입력한 계정 이름, 임직원 정보와 포털 업무 자료는 제공하지 않습니다.
• 보유 기간: 제공받는 자의 개인정보처리방침에 따라 공격 IP 주소는 식별할 수 있는 형태로 최대 3개월 동안 보관한 뒤 정확도를 낮추고(3개월 뒤 IP 16개 묶음·6시간 단위, 6개월 뒤 IP 256개 묶음·24시간 단위), 1년이 지나면 다시 식별할 수 없게 처리합니다. 다만 공격 사후 분석과 학습 엔진 훈련을 위해서는 일부 IP 주소를 익명화 전 최대 1년까지 보관할 수 있습니다.
• 법적 근거: 「개인정보 보호법」 제17조제1항제2호(같은 법 제15조제1항제6호에 따라 수집한 목적 범위에서 제공)

④ 처리업무의 위탁은 6절, 국외 이전은 7절에서 안내합니다.

① 회사는 원활한 개인정보 업무처리를 위하여 다음과 같이 개인정보 처리업무를 위탁하고 있습니다.

② 회사는 위탁계약 체결 시 「개인정보 보호법」 제26조에 따라 위탁업무 수행 목적 외 개인정보 처리 금지, 기술적·관리적 보호조치, 재위탁 제한, 수탁자에 대한 관리·감독, 손해배상 등 책임에 관한 사항을 계약서 등 문서에 명시하고, 수탁자가 개인정보를 안전하게 처리하는지를 감독하고 있습니다.

③ 수탁자가 회사의 개인정보 처리업무를 재위탁하는 경우 회사의 동의를 받으며, 이 처리방침을 통하여 재수탁자와 재수탁하는 업무의 내용을 공개합니다. Anthropic, PBC의 재수탁자(하위 처리자) 목록과 소재지는 Anthropic Trust Center(https://trust.anthropic.com)에 공개되어 있습니다. Anthropic, PBC의 데이터 처리 부속서(DPA)에 따라 재수탁자를 추가·변경할 때에는 미리 통지되고 회사는 통지일부터 15일 안에 이의를 제기할 수 있으며, 회사는 이 방식을 재위탁 동의로 봅니다. 변경 통지를 받으면 이 처리방침을 고쳐 공개합니다.

④ 위탁업무의 내용이나 수탁자가 변경될 경우에는 지체 없이 이 개인정보 처리방침을 통하여 공개하겠습니다.

⑤ 개인정보 처리업무를 국외에 위탁하는 경우는 7. 개인정보의 국외 이전에서 안내하고 있습니다.

회사는 정보주체의 개인정보를 아래와 같이 국외에 이전하고 있으며, 「개인정보 보호법」 제28조의8제2항 각 호의 사항을 이 처리방침에 공개합니다. Anthropic, PBC에 대한 처리위탁은 같은 조 제1항제3호에 따르며, 이 근거는 임직원 정보와 업무 자료 속 외부인(거래처·발주처 담당자, 외부 기술자, 심의위원) 정보에 똑같이 적용합니다. Google LLC에 대한 처리위탁도 같은 조 제1항제3호에 따릅니다. CrowdSec SAS에 대한 제공은 같은 항 제5호(이전되는 국가의 개인정보 보호 수준이 실질적으로 동등하다고 개인정보보호위원회가 인정한 경우 — 유럽연합)에 따릅니다.

개인정보보호위원회 작성지침 부록 1(생성형 AI 서비스 처리방침 부록)에 따라 포털 AI 기능을 따로 안내합니다.

1. 의도된 용례 — 포털 AI 기능은 임직원이 업무 파일(계약서, 영수증, 공고문·평가지침, 실적 확인서)의 내용을 입력칸에 옮기는 일을 돕고, 「도심봇」이 그 직원 본인의 포털 자료(부서장 직책을 맡은 직원과 관리자(전사·부서 관리자)는 급여를 뺀 포털 업무 자료)로 질문에 답하도록 하는 데에만 씁니다. AI가 읽은 계약서·실적 확인서 결과는 사람이 확인해야 확정됩니다.
2. 입력·결과의 저장 — 포털 서버에는 다음과 같이 남습니다.
   • 계약현황: 올린 계약서 파일과 AI가 읽은 초안을 저장합니다.
   • 회사 실적: 올린 실적 확인서 파일과 읽은 용역 목록을 「확인 대기」로 저장합니다(참여 기술인 명단은 담지 않음).
   • 공고문 분석: 올린 파일과 읽은 결과를 저장하지 않습니다.
   • 지출결의 신청: 읽은 결과는 입력칸에 채워지고, 사용자가 확인·수정해 저장한 내용만 남습니다.
   • 도심봇: 대화 내용을 포털 서버에 저장하지 않습니다. 대화는 사용자 브라우저 탭 저장소에 최근 대화만 두며 탭을 닫으면 사라집니다. 포털에는 AI 사용 기록(사용자·기능·토큰 수·소요 시간·성공 여부)만 남고, 한 사람이 하루 150번까지 쓸 수 있습니다.
3. AI 모델 학습 활용 — 회사는 입력이나 결과를 AI 모델 학습에 쓰지 않으며, 수탁자(Anthropic, PBC)도 상용 약관에 따라 학습에 쓰지 않습니다. 따라서 별도의 학습 거부(Opt-out) 절차는 없습니다.
4. 입력 시 주의 — 질문이나 올리는 파일에 주민등록번호 전체, 비밀번호, API 키를 넣지 마십시오.
5. 부적절한 답변 신고 — 도심봇 답변에 다른 사람의 개인정보가 나오는 등 부적절한 답변을 받으면 13절의 개인정보 보호 담당부서에 알려 주십시오.

회사는 개인정보의 안전성 확보를 위해 다음과 같은 조치를 하고 있습니다.

1. 관리적 조치 — 내부 관리계획 수립·시행(2026. 10. 20. 개인정보 보호책임자 승인), 개인정보 취급자 지정과 정기 교육(연 1회 이상), 접속기록 월 1회 점검
2. 기술적 조치 — 기능별 접근 권한 관리(역할·지정 권한·결재선, 요청마다 권한 확인), 비밀번호 일방향 암호화, 전송 구간 암호화(HTTPS), 로그인 시도 횟수 제한, 로그인할 때 비밀번호 다음에 2단계 확인(2026. 12. 1.부터 모든 사용자 필수 — 휴대폰 패스키로 지문·얼굴(없으면 화면 잠금)을 확인하며, PC에서는 포털이 띄운 QR을 휴대폰의 포털 스캔 화면으로 읽어 승인하고, 자기 PC를 등록한 사람은 Windows Hello로 확인할 수 있음), 변경 기록 보관(보유 기간 동안 수정·삭제할 수 없는 기록 — 2년, 권한 부여·변경·회수 기록은 3년), 업로드 파일은 공개 주소 없이 권한을 확인한 뒤에만 내려받기, 주민등록번호 미저장(생년월일만 저장), 비밀키는 서버 설정에만 보관하고 배포 전 유출 검사, 데이터베이스와 업로드 파일 매일 백업, 백업 암호화(여는 열쇠는 서버 밖에 보관), 암호화한 백업을 서버 밖(가비아 백업)에도 한 벌 더 보관, 2시간 동안 사용하지 않으면 자동 로그아웃(로그인 뒤 최대 12시간), 다른 사람의 개인정보를 조회하거나 내려받은 기록을 고칠 수 없게 2년 보관, 업로드 파일 백신 검사(올릴 때 검사하고 매일 밤 전체 다시 검사), 개인정보처리시스템에 대한 불법 접근을 막기 위한 침입 차단·탐지 프로그램(CrowdSec) 운영(같은 IP의 반복 로그인 실패·취약점 탐색 등을 자동으로 탐지하고 그 IP의 접속을 차단)
3. 물리적 조치 — 포털 서버는 수탁자(주식회사 가비아)의 국내 데이터센터에서 운영합니다.

① 회사는 로그인 상태를 유지하고 이중인증을 진행하기 위해 쿠키(cookie)를 사용합니다. 쿠키는 웹사이트 운영에 이용되는 서버가 정보주체의 브라우저에 보내는 소량의 정보로서 정보주체의 컴퓨터 또는 모바일 기기에 저장되며, 웹사이트 접속 시 브라우저에서 서버로 자동 전송됩니다.

② 회사는 포털에서 맞춤형 광고나 이용 분석을 위한 행태정보를 수집하지 않고, 제3자의 수집 도구를 설치하지 않습니다.

③ 정보주체는 브라우저 설정으로 쿠키를 거부할 수 있습니다. 다만 로그인 쿠키나 이중인증 쿠키를 거부하면 포털에 로그인할 수 없습니다.

• 크롬(Chrome): 웹 브라우저 오른쪽 위 「⋮」 선택 > 새 시크릿 창(단축키 Ctrl+Shift+N)
• 엣지(Edge): 웹 브라우저 오른쪽 위 「…」 선택 > 새 InPrivate 창(단축키 Ctrl+Shift+N)

① 정보주체는 회사에 대해 언제든지 개인정보 열람·정정·삭제·처리정지를 요구(이하 「권리 행사」)할 수 있습니다.

② 권리 행사는 「개인정보 보호법 시행령」 제41조제1항에 따라 서면, 전화, 전자우편, 팩스(FAX)로 하실 수 있으며, 회사는 이에 대해 지체 없이 조치하겠습니다.

• 임직원은 포털에서 이름을 누른 뒤 「회원정보」 화면에서 자기 정보를 확인할 수 있습니다. 이 화면에서 이메일·휴대전화번호는 직접 수정하고, 비밀번호를 바꿀 수 있습니다.
• 생년월일은 비어 있을 때 한 번만 직접 입력할 수 있습니다. 그 뒤 정정은 전사 관리자에게 요청하십시오.
• 이름·입사일·부서·직급은 인사 기록을 기준으로 표시되어 화면에서 고칠 수 없습니다. 정정은 인사 담당 부서에 요청하십시오.
• 그 밖의 정보(인사·근태·휴가·결재 기록, 외부인 정보)는 아래 담당부서에 요청할 수 있습니다.

③ 권리 행사는 정보주체의 법정대리인이나 위임을 받은 자 등 대리인을 통하여 하실 수도 있습니다. 이 경우 「개인정보 처리 방법에 관한 고시」 별지 제11호 서식에 따른 위임장을 제출하셔야 합니다.

④ 개인정보 열람 및 처리정지 요구는 「개인정보 보호법」 제35조제4항, 제37조제2항에 의하여 제한될 수 있습니다. 근로계약 이행이나 법령상 의무를 위해 필요한 정보는 처리정지 요구가 받아들여지지 않을 수 있습니다.

⑤ 다른 법령에서 그 개인정보가 수집 대상으로 명시되어 있는 경우에는 해당 개인정보의 삭제를 요구할 수 없습니다.

⑥ 회사는 권리 행사를 한 자가 본인이거나 정당한 대리인인지를 확인합니다.

⑦ 회사는 권리 행사를 청구받은 날로부터 10일 이내에 회신하겠습니다. 접수·처리 부서는 13절의 개인정보 보호 담당부서입니다.

회사는 포털에서 완전히 자동화된 시스템으로 정보주체에게 영향을 주는 결정을 하지 않습니다. AI가 읽은 계약서·실적 확인서 결과와 공고문 분석의 기술자 후보 대조 결과는 담당자가 확인한 뒤에 확정하거나 활용합니다.

다만 포털 서버를 보호하기 위하여 침입 차단 프로그램(CrowdSec)이 공격으로 탐지되었거나 공격 IP 명단에 오른 IP 주소의 접속을 사람의 확인 없이 일정 기간(직접 탐지한 IP는 최대 7일, 명단의 IP는 명단이 정한 기간) 차단합니다(3절·9절). 차단에 이의가 있으면 13절의 개인정보 보호 담당부서에 알려 주십시오.

① 회사는 개인정보 처리에 관한 업무를 총괄해서 책임지고, 개인정보 처리와 관련한 정보주체의 불만처리 및 피해구제를 위하여 아래와 같이 개인정보 보호책임자를 지정하고 있습니다.

• 개인정보 보호책임자 — 직위: 사장 · 연락처: 031-345-5284 · dosim01ax@gmail.com
• 개인정보 보호 담당부서 — 부서명: AI개발본부 · 연락처: 031-345-5284 · dosim01ax@gmail.com

② 정보주체는 포털을 이용하면서 발생한 모든 개인정보 보호 관련 문의, 불만처리, 피해구제에 관한 사항을 개인정보 보호책임자 및 담당부서로 문의할 수 있습니다. 회사는 정보주체의 문의에 대해 지체 없이 답변 및 처리하겠습니다.

정보주체는 개인정보 침해로 인한 분쟁 해결, 상담 등 피해 구제를 받고자 하는 경우 아래의 기관에 신고·상담을 신청하실 수 있습니다.

1. 개인정보 분쟁조정위원회: (국번없이) 1833-6972 (www.kopico.go.kr)
2. 개인정보침해 신고센터: (국번없이) 118 (privacy.kisa.or.kr)
3. 경찰청: (국번없이) 182 (ecrm.police.go.kr)

① 이 개인정보 처리방침은 2026. 11. 2.부터 적용됩니다.

② 이전 판: 2026. 11. 1. 시행 판(2026. 11. 2. 전까지 적용). 앞으로 변경할 때에도 변경 전후를 비교해 공지하고, 이전 판과 그 적용 기간을 함께 공개하겠습니다.

③ 이번 변경 내용은 다음과 같습니다.